Senior allround medewerker informatiebeheer steenkool

Functieomschrijving:

SodM wil het informatiebeheer voor de werkprocessen betreffende toezicht op de naijlende effecten van de voormalige steenkoolwinning in Limburg sterk verbeteren. De informatie over de voormalige steenkoolwinning is slechts sterk versnipperd vindbaar in de diverse in- en externe informatiesystemen, met bovendien eigen ordeningen. Het zaaksysteem HAVIK is daarnaast niet ingericht om de werkprocessen m.b.t. Steenkool te ondersteunen. De documenten die daaruit voortkomen worden in een document managemensysteem opgeslagen, maar dat kent een povere zoekfunctionaliteit. Daarnaast zijn er nog veel andere beperkingen geconstateerd in het beheer- en gebruik van informatie voor de sector Steenkool. Het doel is om als sector steenkool efficiënt te werken met voldoende, veilige en betrouwbare informatie. En door deze tijdig en op gestructureerde wijze beschikbaar te hebben voor het risicogestuurde werk van SodM bij de voormalige steenkoolwinning. Daarbij gaat het om toezicht, onderzoek, besluitvorming en verantwoording. Naast deze algemene ambitie speelt ook een specifiek belang. De kennis en ervaring van met name één zeer deskundige en -ervaren inspecteur, die al langer de pensioensgerechtigde leeftijd is gepasseerd willen we documenteren/archiveren en ‘veilig stellen’. Denk aan zaken zoals werkwijzen, procedures, het professionele netwerk, wetenschappelijke bronnen, vindplaatsen van info, een door hemzelf ontwikkelde en beheerde GIS systeem. Vanwege capaciteitsgebrek zoekt het team informatiebeheer SodM (IM data ops) in verband daarmee tijdelijk voor de duur van 1 jaar een ervaren allround senior medewerker documentaire informatievoorziening die de sector steenkool ondersteunt bij het op orde krijgen van haar informatiebeheer. Je werkt hierin nauw samen met de collega’s van het team Informatiebeheer (IM data ops). We willen daarom een project starten dat in 2026 de volgende doelen moet realiseren:

1. Het organiseren en borgen van de beschikbare kennis en informatie over de steenkoolsector op één plek in het DMS, veilig, gestructureerd en toegankelijk. Daarbij hoort ook het organiseren van het toegangsbeheer, kwaliteitsbewaking van data en compliance
2. Het documenteren van de kennis en ervaring van de genoemde inspecteur en onderbrengen in de plek genoemd onder (1)
3. Het trainen en begeleiden van de inspecteurs van de sector steenkool bij het correct omgaan met de informatie

SodM wil het informatiebeheer voor de werkprocessen betreffende toezicht op de naijlende effecten van de voormalige steenkoolwinning in Limburg sterk verbeteren. De informatie over de voormalige steenkoolwinning is slechts sterk versnipperd vindbaar in de diverse in- en externe informatiesystemen, met bovendien eigen ordeningen. Het zaaksysteem HAVIK is daarnaast niet ingericht om de werkprocessen m.b.t. Steenkool te ondersteunen. De documenten die daaruit voortkomen worden in een document managemensysteem opgeslagen, maar dat kent een povere zoekfunctionaliteit. Daarnaast zijn er nog veel andere beperkingen geconstateerd in het beheer- en gebruik van informatie voor de sector Steenkool. Het doel is om als sector steenkool efficiënt te werken met voldoende, veilige en betrouwbare informatie. En door deze tijdig en op gestructureerde wijze beschikbaar te hebben voor het risicogestuurde werk van SodM bij de voormalige steenkoolwinning.

Over de klant:

Staatstoezicht op de Mijnen (SodM) is de Rijkstoezichthouder op de winning, opslag en transport van delfstoffen, zoals olie, gas, zout maar ook aardwarmte en wind op zee. SodM maakt zich sterk voor de veiligheid van de mens en de bescherming van het milieu bij de energiewinning en het benutten van de ondergrond, nu en in de toekomst. SodM is volop in ontwikkeling. Het IT landschap ontwikkelt mee en wordt steeds groter en complexer. In 2026 en 2027 wordt gewerkt aan een nieuwe versie van het Rijkszaaksysteem HAVIK waardoor we nog zaak- en procesgerichter kunnen werken met ondersteuning van AI. SodM communiceert steeds meer naar buiten, waardoor het belangrijker wordt dat medewerkers goed worden ondersteund door de ICT voorzieningen en tevreden gebruikers zijn. Tevens wordt het rijksbrede programma "Transparantie in Informatiehuishouding" (TiI) verder uitgerold waar ook SodM invulling aan geeft. Bij SodM werken momenteel ruim 250 medewerkers. Missie SodM: Staan voor veiligheid en gezondheid van burgers en werknemers, bescherming van het milieu en zorg voor onze natuurlijke hulpbronnen.

Eisen:

• Ruime ervaring in archiefmanagement, documentmanagement, recordmanagement en kwaliteitsmanagement
• Bewezen aantal jaar (5) ervaring als archivaris
• Afgeronde SOD 2 Opleiding of gelijkwaardig
• Kennis van Archief- en informatiewetgeving; ordenings- en ontsluitingsmethodieken; zoektechnieken
• Kennis van Informatiesystemen Foundation; MSCE, CDAA

Wensen:

• Kennis van DMS open contaxt
• Kennis van en ervaring met het toezichtsdomein
• Kennis van en ervaring met procedures van informatie- en archiefbeheer
• Kennis van en ervaring met langlopende en complexe dossiers
• Aantoonbare ervaring met het plannen en organiseren van informatiebeheer (papier en digitaal) in de brede zin
• Aantoonbare ervaring met IV vraagstukken bij de Rijksoverheid
• Aantoonbare ervaring met het ondersteunen van gebruikers
• Hands-on mentaliteit
• Leergierige en nieuwsgierige insteek
• Zelfstandig, planmatig en gestructureerd kunnen werken

Competenties:

• analyseren
• klantgerichtheid
• omgevingsbewustzijn
• plannen en organiseren
• resultaatgerichtheid
• samenwerken
• voortgangscontrole
• zelfontwikkeling