Secretaresse Plus / Ondersteuning CIO en Programmateam

Functieomschrijving:

In het kader van de splitsing van Waternet wordt gewerkt aan het realiseren van een zelfstandige IT-organisatie voor het Waterschap AGV. Dit traject betreft een omvangrijke ontvlechting waarbij systemen, processen, governance en organisatieonderdelen worden losgemaakt en opnieuw ingericht. Deze ontwikkeling vindt plaats binnen een bestuurlijk en organisatorisch complexe omgeving met veel interne en externe stakeholders.

De CIO is eindverantwoordelijk voor deze transitie en wordt ondersteund door een programmateam dat de invlechting vormgeeft en realiseert. Binnen deze context ontstaat behoefte aan een ervaren Secretaresse Plus die de CIO en het programmateam ondersteunt in het creëren van structuur, overzicht en continuïteit.

De rol gaat nadrukkelijk verder dan traditionele secretariële ondersteuning. Van de Secretaresse Plus wordt verwacht dat zij/hij actief meedenkt, anticipeert op ontwikkelingen en zelfstandig regie pakt op organisatorische en ondersteunende processen. Tegelijkertijd is de rol duidelijk afgebakend ten opzichte van de PMO-functie, die verantwoordelijk is voor programmabeheersing, rapportages en governance.

Het doel van de opdracht is het bieden van hoogwaardige, proactieve en consistente managementondersteuning aan de CIO en het programmateam, zodat zij effectief kunnen opereren in een dynamische en veranderlijke omgeving.

De Secretaresse Plus draagt bij aan rust, overzicht en voorspelbaarheid in de dagelijkse operatie. Door vooruit te denken, prioriteiten te bewaken en processen zorgvuldig te organiseren, wordt de CIO ontzorgd en kan het programmateam zich richten op de inhoudelijke realisatie van de IT-invlechting.

Werkzaamheden:

• Fungeren als organisatorische spil binnen het programma en ondersteunen van de CIO en het team bij het structureren en stroomlijnen van werkzaamheden.
• Beheer van agenda en communicatie van de CIO: beheren van complexe agenda’s, prioriteiten stellen en afstemming met diverse interne en externe stakeholders.
• Mailboxbeheer en het filteren van informatie.
• Organisatie en coördinatie van overleggen en bijeenkomsten: plannen van vergaderingen, voorbereiden van stukken, verzorgen van logistiek en bewaken van een soepel verloop.
• Opstellen, redigeren en beheren van documenten, presentaties en correspondentie.
• Structureren van digitale dossiers en SharePoint-omgevingen.
• Vastleggen en opvolgen van afspraken en actiepunten (notuleren en monitoren voortgang).
• Bijdragen aan de voorbereiding van bestuurlijke stukken en besluitvorming (tijdige aanlevering, correcte verwerking en afstemming).
• Signaleren van knelpunten en proactief anticiperen daarop; meedenken over verbeteringen in processen, planning en samenwerking.
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor organisatorische en ondersteunende vragen binnen het programma.

Over de klant:

De Secretaresse Plus maakt onderdeel uit van het programmateam Invlechting en werkt nauw samen met de CIO, het PMO, projectleiders en verschillende stafafdelingen zoals HR, Communicatie en Bestuurszaken. De Secretaresse Plus rapporteert aan de CIO.

De rol bevindt zich op het snijvlak van bestuurlijke ondersteuning en operationele coördinatie. Dit betekent dat de Secretaresse Plus schakelt tussen verschillende niveaus in de organisatie: van agenda-afstemming met directieleden tot praktische organisatie van bijeenkomsten en afstemming met uitvoerende medewerkers.

De Secretaresse Plus fungeert als centraal organisatorisch aanspreekpunt en zorgt voor verbinding tussen betrokkenen, bewaakt samenhang en houdt overzicht in een omgeving waar veel parallelle activiteiten plaatsvinden.

Eisen:

• Minimaal MBO+/HBO werk- en denkniveau.
• Meerdere jaren ervaring binnen directie- of managementondersteuning.
• Ruime ervaring met Microsoft Office 365, Teams en SharePoint.

Wensen:

• Ervaring binnen complexe organisaties, verandertrajecten of IV/ICT-omgevingen is sterk gewenst.
• Bekendheid met bestuurlijke processen en werken in een programmatische omgeving is een belangrijke pré.

Competenties:

• Organisatorisch sterk
• Zorgvuldig
• In staat om snel overzicht te creëren in complexe situaties
• Zelfstandig en proactief
• Dienstverlenend
• Flexibel
• Stressbestendig
• Sterke communicatieve vaardigheden
• Organisatiesensitiviteit
• Gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en vertrouwelijkheid

Arbeidsvoorwaarden:

Let op: deze opdracht is niet geschikt voor ZZP. Een ZZP-er kan alleen worden ingezet als hij/zij gedurende de contractperiode (inclusief verlengingen) op onze loonlijst komt te staan. Neem contact op voor meer informatie.