Projectleider AFAS ERP-Software

Functieomschrijving:

Slachtofferhulp Nederland (SHN) en Perspectief Herstelbemiddeling (PH) gaan per 1 januari 2027 over op AFAS ERP voor wat betreft: 1. De gehele financiele administratie (inclusief P2P, debiteuren/crediteuren, MVA en BTW); 2. Het CRM voor wat betreft de gemeentesubsidies; 3. Het proces rondom aanvragen en verantwoorden van gemeentesubsidies; 4. Het schrijven van uren op externe gefinancierde projecten door SHN en het schrijven van uren door bemiddelaars van PH. Momenteel zijn de bovenstaande functionaliteiten opgenomen in een vijftal applicaties (Exact Globe Next, Whitevision, Inconto, Exact Synergy & TimEnteprise Online). Enkel Whitevision blijft in stand. Per 1 mei gaat de implemenatie van start. Aanvullend op de huidige functionaliteiten, gaan we per 1 januari 2027 ook een verplichtingenadministratie inrichten in AFAS ERP. Dit betreft een traject waar de interne organisatie in meegenomen moet worden (nieuwe manier van werken). Naast de uitvraag van de projectleider, wordt een een meervoudig onderhandse uitvraag gedaan bij 3 implementatiepartners van AFAS voor het daadwerkelijk realiseren van de implementatie van AFAS ERP.

Aansturen van het interne projectteam dat betrokken is bij de implementatie van AFAS ERP, waarbij de projectleider verantwoordelijk is voor de planning, coördinatie en voortgangsbewaking van alle interne activiteiten die nodig zijn om het implementatietraject succesvol te laten verlopen. Fungeren als primair aanspreekpunt binnen de organisatie voor de externe implementatiepartner en zorgen dat de organisatie tijdig en volledig de benodigde input, informatie en besluitvorming levert die nodig is voor de configuratie en inrichting van het systeem. Coördineren van de voorbereiding en aanlevering van procesinformatie, gegevens en functionele keuzes die door de implementatiepartner worden gevraagd ten behoeve van de inrichting van AFAS ERP. Bewaken van de voortgang van interne werkzaamheden, signaleren van knelpunten en risico’s en zorgen voor tijdige escalatie en besluitvorming binnen het management of de stuurgroep wanneer dat nodig is. Organiseren en begeleiden van interne werksessies met proceseigenaren en key users om bedrijfsprocessen te inventariseren, te vertalen naar de gewenste systeeminrichting en de benodigde input voor de implementatiepartner te structureren. Creëren van draagvlak binnen de organisatie voor de veranderingen die gepaard gaan met de implementatie van het nieuwe ERP-systeem, onder meer door heldere communicatie, betrokkenheid van medewerkers en het begeleiden van veranderprocessen. Met name de verplichtingenadministratie en de overgang naar een nieuwe CRM zijn hierin grote onderdelen. Ondersteunen/Verantwoordelijk voor bij de voorbereiding van testfasen, acceptatie door gebruikers en de uiteindelijke implementatie per 1-1-27 ingebruikname van het systeem binnen de organisatie. Zorgen voor een gestructureerde overdracht naar de lijnorganisatie na afronding van de implementatie, zodat het systeem duurzaam wordt gebruikt en beheerd binnen de organisatie.

• Aansturen van het interne projectteam dat betrokken is bij de implementatie van AFAS ERP.
• Verantwoordelijk voor planning, coördinatie en voortgangsbewaking van interne activiteiten.
• Fungeren als primair aanspreekpunt voor de externe implementatiepartner.
• Coördineren van de voorbereiding en aanlevering van procesinformatie, gegevens en functionele keuzes.
• Bewaken van voortgang, signaleren van knelpunten en risico’s en verzorgen van escalatie.
• Organiseren en begeleiden van interne werksessies met proceseigenaren en key users.
• Creëren van draagvlak voor veranderingen door communicatie en begeleiding van veranderprocessen.
• Ondersteunen/Verantwoordelijk voor de voorbereiding van testfasen en acceptatie door gebruikers.
• Zorgen voor een gestructureerde overdracht naar de lijnorganisatie.

Over de klant:

Slachtofferhulp Nederland biedt praktische, juridische en psychosociale hulp aan slachtoffers van misdrijven, verkeersongevallen en calamiteiten. Wij ondersteunen jaarlijks honderdduizenden slachtoffers en nabestaanden via 25 locaties (www.slachtofferhulp.nl).

Eisen:

• Ervaring als projectleider bij software- of ERP-implementaties, inclusief planning, budgetbewaking en stakeholdermanagement.
• Aantoonbare kennis van de AFAS ERP-Software
• Ervaring met het implementeren van AFAS ERP (Bewezen aantal jaar: 5)
• Leveranciers die deelnemen aan de meervoudig onderhandse procedure met kenmerk SHN2602 komen niet in aanmerking voor gunning.
• Ervaring met het begeleiden van AFAS ERP implementatie in de rol van interne projectleider bij non-profit organisaties

Wensen:

• Kennis van administratieve en financiele processen.

Competenties:

• Sterke projectmanagementvaardigheden, inclusief plannen, prioriteren, voortgang bewaken en sturen op resultaat.
• Organisatiesensitiviteit.
• Communicatieve vaardigheden (mondeling en schriftelijk).
• Leiderschap en teamsturing.
• Stakeholdermanagement.
• Coachende vaardigheden.