Projectsecretaris

Functieomschrijving:

De organisatie beschikt over een groot en complex datalandschap dat geoptimaliseerd moet worden. Om dit te realiseren is een programma gestart dat volgens een vaste roadmap knelpunten in kaart brengt, requirements ophaalt en komt tot concrete oplossingen. Binnen dit programma is behoefte aan een programmasecretaris/projectsecretaris die werkt volgens een programmatische aanpak.

Als projectsecretaris ben je de rechterhand van de programmamanager en het organisatietalent binnen het team. Je draagt bij aan procesverbeteringen, administratie, en overzicht. De opdracht wordt volledig op kantoor uitgevoerd (Den Haag), thuiswerken is niet mogelijk.

Werkzaamheden:

• Monitoren en sturen op dagelijkse voortgang en acties;
• Voorbereiden en organiseren van stuurgroepen, adviesgroepen en andere bijeenkomsten;
• Notuleren en opstellen van actie- en besluitenlijsten;
• Rapportages opstellen m.b.t. status, voortgang, risico’s, resources en financiën;
• Plannen van overleggen en organiseren van grotere meetings;
• Administratieve ondersteuning van de programmamanager.

Het programma bevindt zich in een beslissende fase waarin steeds meer stakeholders betrokken worden en medewerkers de invloed van veranderingen gaan merken. Dit vraagt om een breed georiënteerde ondersteuner met bedrijfsmatige ervaring, structuur, organisatiesensitiviteit en een praktische instelling.

Over de klant:

Als een van de grootste dataverwerkende uitvoeringsorganisaties binnen het Ministerie van BZK, heeft de organisatie de ambitie uitgesproken om meer waarde uit data te halen en tegelijkertijd blijvend te voldoen aan wettelijke eisen. Door de groeiende technologische complexiteit en datastromen is het noodzakelijk om structureel aandacht te besteden aan technologie- en inrichtingskeuzes. Dit wordt gerealiseerd via een grootschalig dataprogramma waarin integrale sturing centraal staat.

Eisen:

• Je beschikt over een Scrum/Agile certificering, minimaal PSM1.
• Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als projectsecretaris bij grootschalige IT-projecten of programma’s.
• Je beschikt over minimaal 3 jaar MBO+/HBO werk- en denkniveau.

📩 Ik ontvang graag het CV via de mail. Op deze manier kan ik je snel de matchingscore toesturen.

Wensen:

• Je hebt kennis van en ervaring met Confluence en Lotus Notes.
• Je hebt werkervaring binnen een agile/scrum omgeving of hebt gefungeerd als scrummaster.
• Je beschikt over een Prince2 certificering.
• Je hebt werkervaring bij een uitvoeringsorganisatie binnen de (rijks)overheid.

Competenties:

• Plannen en organiseren
• Kwaliteitsgerichtheid
• Organisatiesensitiviteit
• Samenwerken
• Proactief handelen
• Accuratesse
• Communicatieve vaardigheid