In kader van procesverbetering wijzigt FixedToday het facturingsproces voor leveranciers. In plaats van dat de leverancier de factuur stuurt naar FixedToday, werken we vanaf nu met “reverse billing” waarbij FixedToday aan hand van de aan ons verstrekte en goedgekeurde urenstaat de factuur naar de leverancier stuurt.  Wij informeren u graag over de werkwijze van reversed-billing.

Note: daar waar staat “Leverancier” wordt ook de Zelfstandige bedoeld.

Het gehele proces is gebaseerd op een “directe 1-op-1 afhandeling” van een goedgekeurde uren- / maandstaat.  In de overeenkomst staat dat alleen de goedgekeurde uren betaald worden en dat is wat we zo snel mogelijk gedaan willen zien worden.

De voordelen voor u als leverancier zijn:

  • minder administratie voor alle partijen
  • afhandeling facturen conform de overeenkomst (alleen goedgekeurde uren zijn de basis)
  • leverancier hoeft zelf geen facturen meer te maken/sturen
  • het proces van goedgekeurde urenstaten gaat veel sneller
  • Met als ultieme doel: een snellere en foutloze betaling

Proces afhandeling uren/facturen

  1. Professional: gewerkte uren (laten) zo snel mogelijk laten goedkeuren, en mailen naar admin@fixedtoday.nl (Nederland) of admin@fixedtoday.be (België). In sommige gevallen ontvangt FixedToday van de klant de geaccordeerde urenstaten. Voor start wordt u geïnformeerd over het proces van tijdschrijven bij uw opdracht.
  1. FixedToday : krijgt van jou getekende urenstaat met de goedgekeurde uren;
  2. FixedToday : voert goedgekeurde uren in het urensysteem Contractdossier (Cootje) in;
  3. FixedToday : factureert de klant op basis van de goedgekeurde uren. Geschiedt volledig automatisch;
  4. Leverancier: ontvangt gelijktijdig email met link waar eigen factuurnummer opgegeven moet worden;
  5. Leverancier: ontvangt finale factuur met opgegeven factuurnummer inclusief vervaldatum (conform afgesproken betaaltermijn of zo eerder door ontvangen betaling klant)
  6. Klant : betaalt FixedToday
  7. FixedToday: betaalt Leverancier

Wat te doen bij onderstaande situaties

  • Je hebt de goedgekeurde urenstaat met jouw eigen factuur al verstuurd

Dan zal je bij een verschil in jouw administratie, jouw administratie moeten aanpassen en afstemmen op het aantal dat wij voorleggen, want alleen dát is het goedgekeurde aantal en bepaalt de waarde van de factuur. Vul hetzelfde (!) factuurnummer in wat je op jouw factuur gezet hebt/zou hebben.

  • Geen email ontvangen met link

Het kan zijn dat de email in de spam-box terecht komt. Meld dit ! Dan kunnen wij analyseren waar dat van komt en kijken of we dit kunnen voorkomen.

  • De link werkt niet

Mogelijk dat je de link al gebruikt hebt om het factuurnummer in te voeren. Als dat namelijk al is gebeurd, vervalt de geldigheid van de link. Is dat volgens jou niet het geval: neem contact op en dan kijken wij wat de reden is.

  • Je weet jouw factuurnummer (nog) niet

Geen probleem, dan kom je later terug met dezelfde link in dezelfde email. Belangrijk is dat het nummer past in de nummerlogica die je voor een factuurnummer voert en dat het een uniek nummer is. Dat is een eis van de Belastingdienst inzake het hanteren van een factuurnummer. De invoer wordt op uniciteit gecontroleerd.

Wij vertrouwen er op dat je hiermee naar behoren bent geïnformeerd en mochten er vragen zijn, dan vernemen wij die graag. Wij helpen u graag verder.

Dank voor uw tijd en aandacht.

Met waardering en respect, kind regards

E: admin@fixedtoday.nl / admin@fixedtoday.be

T: ++31 (0) 345-515800

Contact? Click here