Project Control Regisseur

Functieomschrijving:

Voor het Europese subsidieprogramma EuropAI wordt een medewerker Project Control Regie ingehuurd. Het programma richt zich op de ontwikkeling en opschaling van generatieve AI-toepassingen binnen Europese overheden en wordt uitgevoerd in samenwerking met België, Luxemburg en Denemarken. Nederland vervult een coördinerende rol binnen het programma. Het Ministerie van BZK verzorgt de Nederlandse projectorganisatie en coördineert tevens de internationale programmaverantwoording richting de Europese Unie. ICTU ondersteunt het Ministerie van BzK door de levering van tijdelijke professionals specifiek ter uitvoering van de taken zoals omschreven in het projectvoorstel. Onder verantwoordelijkheid van de project control regisseur valt de ondersteuning van het programma team ter borging van de uitvoering van het programma binnen de Europese context. De rol vraagt om inzage in strategisch programmamanagement in een internationale bestuurlijke context, waarbij samenwerking plaatsvindt met ministeries, provincies, gemeenten, Europese partners, uitvoeringsorganisaties en marktpartijen. De project control regisseur stemt af met de programma manager EuropAI van ICTU over de voortgang van het programma. De programmamanager is overall verantwoordelijk voor de coördinatie van het AI portfolio in de relatie met opdrachtgever.

De Project Control Regisseur ondersteunt het programmamanagementteam bij de integrale aansturing van het EuropAI-programma en draagt bij aan de realisatie van de programmadoelstellingen binnen de afgesproken kaders van tijd, budget, kwaliteit en scope. De Project Control Regisseur is verantwoordelijk voor het bewaken van de samenhang tussen de verschillende werkpakketten, projecten en programmadoelstellingen en ondersteunt de inrichting en uitvoering van de governance van het programma. In nauwe afstemming met het programmateam coördineert hij de samenwerking tussen stakeholders, consortiumpartners en externe adviseurs en draagt hij zorg voor effectieve rapportagestructuren, subsidieverantwoording, risicobeheersing en bestuurlijke ondersteuning. Daarnaast adviseert de Project Control Regisseur de opdrachtgever, programmamanager en stuurgroep over de gevolgen van strategische keuzes binnen het Europese contractuele en subsidiekader en over de impact daarvan op de uitvoering van het programma. De rol wordt uitgevoerd binnen een complexe internationale. Kenmerkend voor deze functie is het strategische karakter, waarbij het Europese perspectief leidend is en voortdurend verbinding wordt gelegd tussen Europese programmavereisten, nationale beleidskaders en de operationele realisatie van projectdoelstellingen. Het programma eindigt bij het opleveren van de deliverables zoals beschreven in de Europese afspraken, naar verwachting 31 oktober 2029. De duur van de inzet houdt rekening met de afronding van de administratieve verplichtingen en rapportages.

Werkzaamheden:

• Deelnemen aan overlegorganen die zich bezighouden met en/of verbonden zijn met de aansturing van het project EuropAI
• Het bijdragen aan de werkzaamheden van het project management team.
• Afstemming met subsidiemanagement bureau en bewaking van deadlines voor rapportages, deliverables en milestones
• Afstemming met projectsecretaris ICTU voor urenverantwoording
• Feedback vanuit het consortium overbrengen naar het programma team
• Interne afstemming binnen ministerie BzK en ICTU over noodzakelijke bedrijfsvoering in kader van EuropAI (procurement)
• Inhoudelijk bijdragen aan de ontwikkeling van instrumenten voor de relatie met de buitenwereld (workshops, road shows, webinars, ondersteuningsproducten en andere middelen, etc) in afstemming met team communicatie en team ondersteuning.
• Rapporteren over de doelen, activiteiten, etc
• De professional werkt zelfstandig en deelt zijn werk zelfstandig in op basis van de afgestemde resultaten
• Inzetbaarheid ter ondersteuning WP 4 (outreach en samenwerking met de twee andere CSA’s)
• Inrichting en onderhoud van een integraal overzicht van programmamijlpalen, deliverables, afhankelijkheden en risico’s.
• Periodieke actualisatie van de programmasturing en voortgangsinformatie ten behoeve van programmamanagement, stuurgroep en opdrachtgever.
• Tijdige signalering van afwijkingen ten aanzien van planning, scope, kwaliteit, budget en Europese verplichtingen, inclusief advies over mogelijke beheersmaatregelen.
• Coördinatie van de voorbereiding van voortgangsrapportages, deliverables en overige verantwoordingsproducten richting de Europese programmaorganisatie.
• Bewaking van deadlines, rapportageverplichtingen, milestones en contractuele afspraken binnen het consortium.
• Ondersteuning van het programmateam bij audits, reviews en andere verantwoordingsmomenten.
• Organisatie en ondersteuning van afstemming tussen consortiumleden, nationale projectorganisaties en andere relevante stakeholders.
• Vastlegging en opvolging van acties, besluiten en afhankelijkheden die voortkomen uit internationale en nationale overlegstructuren.
• Bevordering van effectieve samenwerking tussen de deelnemende landen en betrokken organisaties.
• Voorbereiding van besluitvormingsdocumenten, voortgangsrapportages, risicoanalyses en managementinformatie voor opdrachtgever, programmamanager en stuurgroep.
• Advisering over de impact van strategische, organisatorische en operationele keuzes op de uitvoering van het programma binnen de kaders van de Europese subsidie.

Over de klant:

De professional werkt onder verantwoordelijkheid van de project control regisseur ter ondersteuning van het programma team EuropAI. De project control regisseur stemt af met de programma manager EuropAI van ICTU over de voortgang van het programma. De programmamanager is overall verantwoordelijk voor de coördinatie van het AI portfolio in de relatie met opdrachtgever. Het programma wordt uitgevoerd in samenwerking met België, Luxemburg en Denemarken, waarbij Nederland de coördinerende rol vervult.

Eisen:

• WO werk- en denkniveau.
• Per direct beschikbaar.
• Minimaal 5 jaar relevante en aantoonbare ervaring in het speelveld van EU programma’s met (rijks)overheden, bedrijven en research instellingen.
• Minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring met internationale projecten of programma’s waarin wordt samengewerkt met meerdere organisaties of overheden.
• Minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring met Europese subsidieprogramma’s of EU-projecten, inclusief samenwerking met internationale partners en rapportage aan de EU.

Wensen:

• Relevante en aantoonbare ervaring met de coördinatie, beheersing en uitvoering van EU-programma's of Europese innovatieprogramma's, inclusief subsidieverantwoording, internationale samenwerking en rapportage richting Europese programmaorganisaties.
• Aantoonbare ervaring met AI-projecten of data-gedreven digitale oplossingen binnen de publieke sector.
• Bekend met AI-beleid en ontwikkelingen in Nederland en de EU, waaronder AI Act, generatieve AI, digitale soevereiniteit en Europese data-ecosystemen.
• Relevante ervaring met multidisciplinaire samenwerking in internationale programma’s met meerdere overheden en partners.

Competenties:

Strategisch programmamanagement

Zelfstandigheid

Stakeholder management

Bestuurlijke sensitiviteit

Analytisch vermogen

Communicatieve vaardigheden

Resultaatgerichtheid

Arbeidsvoorwaarden:

Let op: deze opdracht is niet geschikt voor ZZP. Een ZZP-er kan alleen worden ingezet als hij/zij gedurende de contractperiode (inclusief verlengingen) op onze loonlijst komt te staan. Neem contact op voor meer informatie.