Informatie- en documentatiespecialist

Functieomschrijving:

Het JenV Data & AI Lab en het kernteam rond AI-assistent Robin zijn de afgelopen periode sterk gegroeid. Robin wordt inmiddels gebruikt binnen een groot aantal JenV- organisaties. Die groei brengt een navenant groeiende informatie- en documentatiestroom met zich mee: uitkomsten van DOR's, DPIA's en quickscans, architectuur- en beveiligingsdocumentatie, procedure- en werkbeschrijvingen, FAQ's voor gebruikers en aangesloten organisaties, en stukken voor gremia en besluitvorming. Deze producten worden op dit moment opgesteld door de inhoudelijk specialisten in het team - data scientists, engineers en juridisch-ethisch adviseurs - naast hun primaire werkzaamheden. Het gevolg is dat documentatie achterloopt op de ontwikkeling, dat teksten technisch van aard blijven en daardoor niet aansluiten op de doelgroep, dat stukken voor gremia laat en onder tijdsdruk tot stand komen, en dat schaarse specialistische capaciteit wordt besteed aan redactioneel werk. Tegelijkertijd bestaat er bij gebruikers, aangesloten organisaties en bestuurders een duidelijke informatiebehoefte aan begrijpelijke uitleg over kernonderwerpen: AI, GenAI en agentic AI, het onderscheid tussen applicatie, plugins en casussen, soevereine cloud, privacy en de juiste inzet van DPIA's, risicobeheersing en juridische randvoorwaarden. Doel van de opdracht is het tijdelijk toevoegen van uitvoerende capaciteit die deze informatiestroom gestructureerd verwerkt en ontsluit: complexe technische en juridische bronnen omzetten naar begrijpelijke teksten, documentatie en interne kanalen actueel houden, stukken voor gremia samenstellen en documenten door de interne procedures en bronsystemen begeleiden. Daarmee blijft de inhoudelijke capaciteit van het team beschikbaar voor de inhoud. Afbakening: de strategische communicatieadvisering en de communicatieve eindredactie van externe uitingen blijven belegd bij de communicatieadviseur van de directie. De agile procesbegeleiding, het overlegritme en de teamcoordinatie blijven belegd bij de scrum master en de teamleider. Deze opdracht is uitvoerend en aanvullend op beide; de rol kent geen sturende, adviserende of coordinerende component.

Wij zoeken tijdelijke uitvoerende capaciteit voor het opstellen, toegankelijk maken en actueel houden van de informatie en documentatie van het JenV Data & AI Lab en het kernteam van AI-assistent Robin. Altijd in nauwe afstemming met team communicatie. De kandidaat werkt zelfstandig, haalt inhoud actief op bij de specialisten in het team en levert begrijpelijke, bruikbare en vindbare producten op. De rol is nadrukkelijk uitvoerend: er wordt geen sturing, advisering of coordinatie gevraagd.

• Het omzetten van technische en juridische bronmaterialen (DOR-uitkomsten, DPIA's en quickscans, architectuur- en beveiligingsdocumentatie, modelinformatie) naar begrijpelijke teksten voor uiteenlopende doelgroepen: gebruikers, aangesloten organisaties, management en bestuur. Altijd in nauwe afstemming met team communicatie.
• Opstellen, beheren en actueel houden van de teamdocumentatie en de interne kanalen, waaronder de Connect-pagina's, inclusief FAQ's over Robin voor gebruikers en organisaties (toegang, modellen, prestaties, privacy en veelvoorkomende casussen).
• Samenstellen en verzamelen van stukken voor gremia en overleggen: input ophalen bij inhoudelijk experts, bundelen tot een samenhangend en leesbaar document, versiebeheer voeren en zorgen voor tijdige aanlevering.
• Begeleiden van documenten door de interne procedures en bronsystemen (vaststelling, registratie, archivering en publicatie) en het bewaken van de voortgang daarvan.
• Verslaglegging van overleggen en werksessies en het vastleggen van besluiten en actiepunten binnen de bestaande overlegstructuur.
• Beschrijven en actueel houden van werkprocedures en werkinstructies van het team, op basis van de bestaande praktijk.
• Signaleren waar documentatie ontbreekt, verouderd of tegenstrijdig is en dit gericht aankaarten bij de teamleider.

Over de klant:

De directie Informatisering & Inkoop (DI&I) is verantwoordelijk voor de JenVbrede ICT-infrastructuur door het inrichten en beheren van centrale voorzieningen en adviseert, faciliteert en ondersteunt de ambtelijke top, de DG- en op verzoek van deze de JenV-onderdelen over (beleidsmatige) vraagstukken op het gebied van informatievoorziening en de beheersing van grote ICT-projecten. Strategisch leveranciers management is ingericht voor Microsoft (ook voor het Rijk) en Oracle en de directie heeft de bedrijfsjuridische functie voor JenV in huis. Daarnaast formuleert DI&I JenV-brede kaders en adviezen om als ministerie rechtmatig, efficiënt en duurzaam te kunnen inkopen en aan te sluiten op Europese en Rijksbrede ontwikkelingen zowel voor IV als voor inkoop. De afdeling BKI is verantwoordelijk voor het opzetten en uitbouwen van het JenV Datalab welke er zorg voor draagt dat JenV onderdelen schaalbaar, veilig en verantwoord data-analyses kunnen uitvoeren met geavanceerde tools. Het Datalab is het samenwerkingsverband van de verschillende JenV-onderdelen, waarbij een multidisciplinair kernteam van experts als data-scientisten, data-engineers en de juridisch-ethisch adviseur ondersteuning levert aan de JenV-onderdelen om data-analyses en AI-ontwikkeling te starten. Het Datalab is het data en AI samenwerkingsverband van de verschillende JenV-AenM onderdelen. Met een multidisciplinair kernteam van experts als data-scientisten, data-engineers, cloud engineers, juridisch-ethisch adviseurs, levert het lab ondersteuning aan de JenV-onderdelen om data-analyses, rapportages en AI-ontwikkeling te starten en te professionaliseren. Het Datalab levert daarbij een beveiligd schaalbaar data-analyse platform in de Azure cloud, die de JenV/AenM-onderdelen zelfstandig, of in samenwerking met, kunnen inzetten. Zodat de eigen experts zich kunnen focussen op de inhoudelijke uitvoering van de data-analyses en rapportages.

Eisen:

• De kandidaat heeft een HBO/WO werk- en denkniveau.
• De kandidaat heeft minimaal 3 jaar ervaring met het analyseren, beschrijven en documenteren van informatievoorziening, systemen of processen binnen een ICT-/IV-omgeving. Dit blijkt uit het CV.
• De kandidaat heeft aantoonbare ervaring met het vertalen van complexe technische en/of juridische materie naar begrijpelijke teksten voor niet-specialistische doelgroepen.
• De kandidaat heeft aantoonbare ervaring met het beheren en actueel houden van documentatie en/of intranet- of webpagina's, inclusief het voeren van versiebeheer.

Wensen:

• De kandidaat levert bij de aanbieding minimaal twee werkvoorbeelden aan waarin complexe technische of juridische materie is vertaald naar begrijpelijke tekst voor een niet-specialistische doelgroep. Beoordeeld worden helderheid, structuur en doelgroepgerichtheid van de aangeleverde teksten.
• De kandidaat heeft ervaring met het documenteren van een data-, AI- of cloudvoorziening, inclusief aantoonbare bekendheid met AVG/DPIA-terminologie en het kader van de EU AI Act.
• De kandidaat heeft ervaring met het samenstellen van documentatie en stukken voor gremia en besluitvorming binnen de rijksoverheid of een vergelijkbare (semi)publieke organisatie.
• De kandidaat is beschikbaar binnen x aantal weken na gunning.
• De kandidaat laat een gemotiveerde belangstelling zien voor de opdracht en de organisatie.

Competenties:

• analyseren
• creativiteit
• netwerken
• omgevingsbewustzijn
• organisatiesensitiviteit
• overtuigingskracht
• plannen en organiseren
• resultaatgerichtheid
• Zelfstandigheid en initiatief
• Secuur en gestructureerd
• Aanpassingsvermogen
• Flexibel omgaan met wijzigende prioriteiten
• Schrijf- en luistervaardigheid
• Vermogen om complexe materie te doorgronden

Arbeidsvoorwaarden:

Let op: deze opdracht is niet geschikt voor ZZP. Een ZZP-er kan alleen worden ingezet als hij/zij gedurende de contractperiode (inclusief verlengingen) op onze loonlijst komt te staan. Neem contact op voor meer informatie.